CRM Selectieproces
Belangrijk bij de selectie van een CRM pakket is dat het volledig aansluit bij uw eisen en wensen. Niet alleen voor nu, maar meer nog gericht op de toekomst. Zonder weten wat u verwacht van de geautomatiseerde oplossing is het onmogelijk te komen tot een goede keuze.
Het CRM aanbod is zo gevarieerd dat iedereen er wel een mouw aan kan passen om u te helpen. Niet voor niets mislukt ca. 50% van de implementaties. Voornamelijk omdat men niet van te voren heeft vastgelegd wat men wil bereiken en/of de steun niet heeft van de medewerkers of directie. Ons advies is om eerst alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en alles goed vast te leggen.
Onderstaand stappenplan kan daarbij een handreiking voor u zijn.
Stappenplan:
1. Inventarisatie eisen en wensen;
2. Pakketselectie;
3. Demo op basis van een case;
4. Offerte verzoek;
5. Testfase;
6. Aankoop en implementatie.
Stap 1: Inventarisatie eisen en wensen
Het opstellen van een eisen & wensen inventarisatie helpt bij het vaststellen van de doelstellingen, het krijgen van commitment van zowel directie als de toekomstige gebruikers en zorgt ervoor dat u zich focust op de belangrijkste punten waaraan de applicatie moet voldoen. Wij helpen u graag op weg met een voorbeeld van een inventarisatie
Stap 2: Pakketselectie
Pakketselectie volgt uit uw eisen en wensen inventarisatie. Op basis van de hierin vastgelegde doelstellingen en overige criteria kan een keuze (shortlist 3 tot 7 pakketten) worden gemaakt uit het grote aanbod van applicaties. Belangrijk punt is ook het beschikbare budget.
Stap 3: Demo op basis van een case
Om er voor te zorgen dat de leverancier aanbied wat aan uw eisen & wensen voldoet kunt u het beste een case bouwen waarin de belangrijkste taken, werkzaamheden en werkwijze die het pakket moet ondersteunen inzitten. De leverancier kan daarmee een demonstratie geven op een model dat al grotendeels aansluit op de wenselijke werkwijze van het pakket. Ten slotte gaat u ook niet proefrijden in een vrachtwagen als u op zoek bent naar een bestelbus.
Stap 4: Offerte verzoek
Op basis van de demonstraties kunt u beslissen om bij een aantal leveranciers een offerte aan te vragen.
Stap 5 en 6: Testfase, aankoop en implementatie
Deze zijn afhankelijk van de leverancier in welke volgorde deze worden doorlopen. Afhankelijk van de grote van uw bedrijf en de investeringen die ermee gemoeid zijn kan het zinvol zijn om met een beperkte groep het pakket eerst te testen voor de aankoop. Meestal vind het inrichten en testen plaats door een kleine groep toekomstige gebruikers na de aankoop. Als zij beslissen dat het klaar is voor implementatie kan men het uitrollen over de gehele organisatie.
De invulling van dit traject is erg afhankelijk van de leverancier of consultant die u hierbij begeleid. Over de te volgen methodes en technieken zijn boeken vol geschreven. Belangrijk voor u is dat het een manier is die bij u en uw organisatie past en waar u in geloofd!
Er zijn wel een aantal valkuilen waar wij u graag op willen wijzen!!